Im Gegensatz zur gehaltsorientierten Kalkulation, bei der das Einkommen und auch der Lebensstandard eines Angestellten als Vergleichsgrundlage dient, geht es bei der bedarfsorientierten Kalkulation um das, was reinkommen muss, um leben und überleben zu können. Gleichzeitig erhält man auch eine Vorstellung davon, was mit dem Begriff „kostendeckend“ gemeint sein könnte.
Die wichtigsten Posten in der Kalkulation
Diese Art der Kalkulation fängt natürlich bei den monatlich wiederkehrenden Kosten für Wohnen, Essen, Kleidung, Auto und Telefon an – und wer einen Partner und/oder Kinder mit durchfüttern will, darf (bzw. muss) hier schon mal einen entsprechenden Aufschlag vornehmen.
Ein recht großer Posten dürften auch die Steuern und die soziale Absicherung sein. Im Angestelltenverhältnis wird das Gehalt bekanntlich netto ausbezahlt, Steuern, Krankenkasse und der Beitrag für die spätere Rente sind bereits auf die Seite gelegt. Ein Freelancer bekommt das Honorar aber brutto bezahlt. Der Posten für eine vernünftige Krankenversicherung, die Pflegeversicherung sowie die Rentenbeiträge müssen davon noch abgezogen werden – nicht zu vergessen die Zahlungen ans Finanzamt!
Diese Ausgaben summieren sich leicht auf 40.000 bis 50.000 Euro pro Jahr. Ist eine ganze Familie zu berücksichtigen, ein neues Auto zu kaufen, ein Haus abzubezahlen oder muss noch mehr in die Altersvorsorge reingebuttert werden, dann sind die 50.000 schnell überschritten.
Wie hoch ist dieser Betrag bei Ihnen? Was brauchen Sie jeden Monat für Miete, Nebenkosten, Essen, Auto, Telefon, Kleidung und Freizeitaktivitäten (abends ausgehen, am Wochenende einen Ausflug, ein- oder zweimal im Jahr ein paar Tage Urlaub)? Plus obendrauf noch die soziale Absicherung, die Altersvorsorge und nicht zuletzt die Steuern? Haben Sie das schon notiert?
Plus der ganze Rest
Als nächstes müssen Sie Ihre Betriebsausgaben hinzuaddieren. Ein Büro in den eigenen vier Wänden ist natürlich am preisgünstigsten, aber von zu Hause aus zu arbeiten empfinden viele als zu unstrukturiert oder vermissen den Austausch mit anderen, so dass sich Selbständige oft zu Bürogemeinschaften zusammenschließen oder sich bei einem Office-Anbieter einmieten. Je nach Ausstattung und Lage kommen mit Nebenkosten schnell 250 Euro zusammen. Je nach Vertrag kommen eventuell obendrein noch die monatlichen Kosten für Telefon und Internetanschluss hinzu oder Büromaterial wie Druckertoner, Stifte und Papier. Nicht zu vergessen die Kosten für Geschäftsfahrten oder auch mal Reifen oder eine Reparatur fürs Geschäftsauto, dazu noch Versicherungen, Bankgebühren, Beratungskosten für Steuerberater oder Anwalt, vielleicht noch ein Beitrag für einen Berufsverband, ab und zu mal ein Messebesuch oder eine mehrtägige Fortbildung auswärts.
Und schließlich gehören beim Home Office noch Anschaffungen in die Kalkulation, die in der Buchhaltung unter dem Stichwort Abschreibungen auftauchen: also die Kosten für Büromöbel, Aktenschränke, Rechner und Telefon, vielleicht noch die Kosten für eine professionell erstellte Website, für Grafikleistungen und Druck.
Je nachdem wie preiswert die Ausstattung und die laufenden Geschäftskosten sind und ob der Geschäftswagen eher größer oder kleiner ist, belaufen sich die Betriebsausgaben für Solo-Selbständige ohne weiteres Personal schnell auf 15.000 Euro im Jahr. Bei vielen Auswärtsterminen mit Übernachtung oder bei einem teuren Auto sogar deutlich mehr.
Jährlichen Bedarf auf Stundensatz umlegen
Je nach individueller Situation und persönlichem Bedarf dürften die meisten bei der bedarfsorientierten Kalkulation auf 40.000 bis 50.000 Euro kommen, zuzüglich noch die Betriebsausgaben obendrauf, so dass auch hier am Ende leicht 60.000 Euro zusammenkommen.
Dann sieht die weitere Berechnung wieder ähnlich aus wie bei der gehaltsorientierten Kalkulation: nämlich die 60.000 Euro müssen auf eine Arbeitszeit umgelegt werden, die in der Regel eben nicht 4 x 35 oder 40 Stunden pro Woche ausmacht. Wäre dies der Fall, käme ein Freelancer auf 160 Stunden pro Monat x 12 Monate macht am Ende 1.920 Stunden Arbeitszeit pro Jahr, verrechnet mit 60.000 ergibt das einen Stundensatz von nur 30 Euro, mit dem man gut über die Runden käme. Das trifft aber nur in ganz wenigen Fällen zu!
In der Regel sind von diesen 1.920 Stunden Arbeitszeit nur die wenigsten tatsächlich mit Arbeit gefüllt, die abgerechnet werden kann. Sehr viel Zeit muss für das Kontakteknüpfen, die Akquise, das Angebotschreiben, die Abrechnung, die Buchhaltung, die Archivpflege und andere Aktivitäten verplant werden. Diese unproduktiven, nicht abrechenbaren Tätigkeiten müssen ebenso einkalkuliert werden wie ein paar Tage Urlaub und einige einzukalkulierende Krankheitstage. Diese Zeiten zu kalkulieren, ist unendlich schwer, weil es von Monat zu Monat und manchmal auch von Jahr zu Jahr stark schwanken kann. Als generelle Faustregel heißt es, dass zwischen 30 und 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit für Akquise und Administration und auch für lästige Wartezeiten zwischendurch draufgeht.
Von den theoretisch verfügbaren 1.920 Stunden können die meisten nur rund 950 bis 1350 Stunden tatsächlich in Rechnung stellen – das heißt, die rund 30 Euro Stundensatz kämen bei einem jährlichen Bedarf von 60.000 Euro überhaupt nicht hin! Bei 1350 Stunden (die eigentlich recht optimistisch sind) bräuchte man rund 44 Euro pro Stunde und bei 950 Stunden (die bei den meisten Freelancern vermutlich etwas näher an der Realität sind) muss der Stundensatz rund 63 Euro betragen, um überhaupt mit den jährlichen Kosten über die Runden zu kommen!
Wobei man eines nicht vergessen darf: in diesen Berechnungen sind noch nicht einmal größere Puffer enthalten, um Rücklagen zu bilden, falls mal eine größere Reparatur, eine längere Krankheit oder eine andere Krise dazwischenkommt.